Aanvraagformulier vergunning wandel-, fiets- en motorische tochten & wedstrijden

1. Algemene Info

Lid gemeentelijke adviesraad

Gegevens contactpersoon

Startlocatie

2. Praktische info

2.1. Soort evenement

2.2. Openbare wegen

Indien je wedstrijd gebruik maakt van openbare wegen of openbare wegen kruist, niet vergeten om BIJLAGE B - aanvraag om vergunning van Wielerwedstrijd of van veldrit in te vullen en bij te voegen aan deze aanvraag.

 2.3. Seingevers

Indien er tijdens de wedstrijd of tocht gewerkt wordt met seingevers op openbare wegen dienen deze gemachtigd te zijn door de burgemeester.

2.4. Bossen en natuur

Fiets-, Motorische, MTB- en veldrittochten of wedstrijden die door bossen of natuurgebieden gaan dienen een machtiging te hebben van Agentschap Natuur en Bos.

2.5. Verzekeringen

Verplichte verzekeringen

Facultatieve verzekeringen

Een verzekering voor eenmalige activiteiten:  dit is een welbepaalde formule voor tijdelijke activiteiten.  De makelaar kan het je gemakkelijk maken door met een soort van all-in formule te werken.  Deze polis combineert meestal drie verzekeringen: een verzekering BA, een verzekering rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen.

2.6. Signalisatie

Wij vragen volgende zaken aan in zake signalisatie:

2.7. Politie

Door het indienen van dit aanvraagformulier is de politie op de hoogte van jouw organisatie.  Indien dit nodig is zal de politie een voorafgaandelijk overleg houden.    

2.8. Lenen van materiaal

De gemeente leent heel wat materiaal uit ter ondersteuning van je evenement.  Als je gebruik wil maken van dit materiaal, vul dan de gevraagde aantallen in BIJLAGE A - UITLEENPAKKET.

2.9. Communicatie

• UIT- agenda op de gemeentelijke website: geef je evenement online in op www.uitinvlaanderen.be

2.10. Bijzondere opmerkingen

Heb je nog bijzondere vragen of opmerking dan kan je ze hier vermelden:

3. Het evenement... en daarna

Indien de organisatie plaatsvindt in openlucht of in een tent op openbaar domein zal het gemeentebestuur een controle uitvoeren of het terrein in dezelfde toestand is gebracht als voor de organisatie.  Ook als de gemeente niet komt controleren: zorg ervoor dat het publiek voldoende mogelijkheden heeft om het afval te verwijderen, zodat de buurt geen last heeft van zwerfvuil en dergelijke.  Voorzie voldoende afvalbakken en werk eventueel met herbruikbare bekers: het komt het milieu ten goede.

Meer tips vind je op www.ikorganiseer.be

4. Afspraken

• De organisator verbindt er zich toe om de gevraagde gegevens correct in te vullen en om alle afspraken en richtlijnen na te leven.
• Een vergunningaanvraag die minder dan twee maanden voor de datum van het evenement wordt ingediend, wordt niet aanvaard.  Het college van burgemeester en schepenen beslist over eventuele afwijkingen.

5. Toe te voegen bijlagen

Verplicht:

• Parcours op kaart
• Bewijs van verzekering
• Voor Wielerwedstrijden: bijlage B.

Eventueel:

• Lijst met seingevers
• machtiging Agentschap Natuur en Bos
• Lijst met locaties voor plaatsen van wegwijzers.
• Bijlage A: aangevraagde materialen

BIJLAGE A - UITLEENPAKKET

Kleine materialen: deze worden steeds na telefonische afspraak afgehaald bij de technische buitendienst 011 73 47 49.

• Op het ogenblik waaop de technische dienst het ontleende materiaal aflevert, wordt een bevindingsstaat opgemaakt.  Indien de ontlener tijdens het gebruik van het materiaal gebreken vaststelt, moet hij onverwijld de technische dienst van de gemeente hier van op de hoogte stellen.  Contact 011 73 47 49 of technischedienst@hechtel-eksel.be
• Bij het ophalen van de materialen wordt gecontroleerd of het ontleende materiaal zich in dezelfde staat bevindt zoals op de bevindingsstaat genoteerd werd.  Als er gebreken zijn die herstelling vereisen, of als het materiaal stuk is, kunnen de kosten verhaald worden op de ontlener.  Het college van burgemeester en schepenen neemt hierover een beslissing.
• Afval in de marktwagen dient altijd gesorteerd te zijn.
• Gelieve tijdig de technische dient te contacteren - telefoon 011 73 47 49 -om de juiste afspraken te maken over het afhalen en terugbrengen van de materialen.

BIJLAGE B - AANVRAAG OM VERGUNNING VAN WIELER WEDSTRIJD OF EEN VELDRIT

Er mogen geen gegevens worden opengelaten.

1. Identiteit van de koersdirecteur

Die handelt namens het inrichtend comité en de verantwoordelijkheid hiervoor opneemt, mede ook de verplichting aangaat de volgende voorschriften te eerbiedigen.

2. Aard van de wedstrijd

3. Categorie(en) van de wielrenners die aan de wedstrijd mogen deelnemen.

4. Tijdtip van de wedstrijd

Plaats van vertrek

Dit is een

Plaats van aankomst

Dit is een

5. Is er een publiciteitskaravaan?

6. Afstand van de wedstrijd

7. Begeleiding federale politie

8. Hierbij gevoegd een gemeentelijk plan met aanduiding van het parcours volgens de kleuren:

• rood: voor de gewestwegen
• groen: voor de gemeentewegen
• Met zwarte pijlen is de koersrichting aangeduid.
• Wanneer deze niet de richting van de wijzers van het uurwerk volgt, de reden opgeven:
• Vertrek en aankost zijn aangeduid met een zwarte streep en de letters V en A.
• Bij elk van de kruispunten dient door de politie vermeld door wie het toezicht tijdens de wedstrijd zal worden uitgeoefend: signaalgever (S), politie (P).

9. Verkeersomlegging

Bijlagen