Aanvraagformulier openbaar evenement

  • 1Gegevens
  • 2Overzicht
  • 3Bevestiging

Fuiven, buurt- en talloze andere feesten, in Hechtel-Eksel bruist het altijd.  Dat is heel plezant en nòg beter als alles ook vlot en veilig verloopt.

Daatom zorg je best voor een goede voorbereiding van de activiteit.  Voor sommige aspecten van de organisatie heb je een toelating of vergunning nodig, of misschien wil je beroep doen op de gemeentelijke uitleendienst.

Bij twijfel of vragen, aarzel niet om het Vrijetijdsloket te contacteren.

Kijk ook eens op www.ikorganiseer.be  Hier vind je heel wat inspiratie en nuttige tips om je evenement in goede banen te leiden.

1. ALGEMENE INFO

Contactpersoon

Adresgegevens indien het evenement doorgaat in een privaat gebouw, openlucht, tent, café.

Indien je evenement plaatsvindt op openbaar domein moet hiervoor een vergunning aangevraagd worden.

2. ORGANISATIE VOORAF

2.1. Geluid

Wens je een afwijking op de wettelijke geluidsnorm van max 85dB(A)Laeq, 15 min?

Duid hieronder aan welke afwijking je wenst aan te vragen en hou rekening met de na te leven voorwaarden. *

Meer tips over licht- en geluidstechniek voor je evenement vind je op www.ikorganiseer.be

 

2.2. Unisono

Organiseer je een evenement en maak je gebruik van het inter(nationale)reportoire van Unisono, dan heb je hiervoor een toelating nodig die je vooraf dient aan te vragen.  Het bedrag dat je moet betalen, hangt af van het soort evenement, de oppervlakte van de ruimte, enz...

Meer informatie voor het indienen van je aangifte kan je vinden via www.unisono.be

 

2.3. Verzekeringen

Verplichte verzekeringen

LocatieBrandverzekeringBurgerlijke Aansprakelijkheid
De Schans/De GeerJe hoeft zelf geen brandverzekering af te sluiten, ook de clausule "afstand van verhaal" is in deze polis opgenomen.Je moet een polis BA afsluiten die de organisator en de medewerkers dekt.
Privaat gebouwInformeer bij de uitbater van de zaal of je een brandverzekering moet afsluiten, informeer ook of de clausule "afstand van verhaal" hierin is opgenomen.Je moet een polis BA afsluiten die de organisator en de medewerkers dekt.
Openlucht/tentJe moet een brandverzekering afsluiten.Je moet een polis BA afsluiten die de organisator en de medewerkers dekt.

Niet verplichte verzekeringen

Check op www.ikorganiseer.be voor een helder overzicht van alle mogelijke soorten bijkomende verzekeringen die je als organisator kan afsluiten.

2.4. Brandweercontrole/Toestemming van de burgemeester

Geef aan waar je feest/evenement doorgaat *

2.5. Politie

Via dit aanvraagformulier wordt de politie op de hoogte gebracht van jouw feest/evenement.

Moeten er speciale maatregelingen genomen worden i.v.m. de verkeersveiligheid? *

De gemeentelijke technische dienst levert een nadarhek met verkeersbord C3.  De organisator is verantwoordelijk voor de correcte plaatsing.

2.6. Security

Veiligheid op een feest/evenement is erg belangrijk. Denk hier dan ook héél goed over na! 

Hoe garandeer jij de veiligheid op je evenement? *

Vrijwilliger 1

Geboortedatum

Vrijwilliger 2

Geboortedatum

Vrijwilliger 3

Geboortedatum

Vrijwilliger 4

Geboortedatum

2.7. Elektrische keuring

Dit is enkel van toepassing bij een openluchtfeest- of tentfeest.  Je moet in dat geval beschikken over een goedgekeurde elektrische installatie.  De keuring vraag je aan bij een erkend controleorganisme.

2.8. Fuifbus

Elke vereniging die lid is van de gemeentelijke jeugd- of sportraad kan voor de fuiven die ze organiseert, een Fuifbus aanvragen.  De Fuifbus is een initiatief van de Provincie Limburg en De Lijn.  Je dient de aanvraag rechtstreeks in bij de Provincie.  Alle info op www.limburg.be/fuifbussen 

2.9. Lenen van materialen

De gemeente leent heel wat materiaal uit ter ondersteuning van je evenement.  Als je gebruik wil maken van dit materiaal, vul dan de gevraagde aantallen in op BIJLAGE A - UITLEENPAKKET - ALGEMENE UITLEENDIENST

2.10. Communicatie van je evenement

  • UIT- agenda op de gemeentelijke website: geef je evenement online in op www.uitinvlaanderen.be 
  • In de kalender van het gemeentelijk infoblad: mail naar info@hechtel-eksel.be
  • Op de gemeentelijke infoborden: vul dan BIJLAGE C in.

3. HET FEEST ... EN DAARNA

Als het feest plaatsvindt in openlucht of in een tent op openbaar domein zal het gemeentebestuur controleren of het terrein in dezelfde toestand is gebracht als voor het feest.

Zorg dat ervoor het publiek voldoende mogelijkheden zijn om het afval te verwijderen, zodat de buurt geen last heeft van zwerfvuil.

Voorzie voldoende afvalbakken en werk eventueel met herbruikbare bekers.

Meer tips op www.ikorganiseer.be

 

4. AFSPRAKEN

  • Elk correct en volledig ingevuld en tijdig ingediend aanvraagformulier, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.  De organisator ontvangt altijd een schriftelijk antwoord met de richtlijnen.
  • De organisator verbindt er zich toe om de gevraagde gegevens correct in te vullen en om alle afspraken en richtlijnen na te leven.
  • Het indienen van het aanvraagformulier houdt-waar noodzakelijk- de aanvraag van een vergunning in.
  • De aanvrager is ervan op de hoogte dat alle kosten die verbonden zijn aan de organisatie van een evenement voor zijn rekening zijn.

BIJLAGE A: uitleenpakket - algemene uitleendienst - enkel voor officieel erkende verenigingen - niet voor particulieren.

Duid aan welke materialen je wenst te ontlenen.

Kleine materialen: deze worden steeds na telefonische afspraak afgehaald bij de technische buitendienst 011 73 47 49 

Aftakdoos 380V-220V (champignon) gratis
Collector voor standpijp - gratis
Standpijp - gratis
Waterdarm 50 m - gratis
Verlengkabel op rol 40 m - gratis
Kabel 380V 32 A - gratis
Vlaggen - gratis

Grote materialen: deze materialen worden door de technische dienst ter plaatse gebracht.

Tip! Het is handig voor de technische buitendienst indien ze over een plannetje/schets kunnen beschikken waar de gevraagde materialen afgezet moeten worden op het terrein/locatie.

Sanitaire wagen - prijs €31,00
Vernieuwde marktwagen: afval in de marktwagen moet altijd gesorteerd worden

Nadarhekken -  gratis (1 stuk nadar = 2,5 m) - er mag maximum 500 m aangevraagd worden.

Herashekken - maximum 40 stuks - gratis

Kiosk met overkapping - €25,00

Klein podium 9 m² - €10,50

Podiumelementen - 1 tot 15 elementen = €12,50 vanaf het 16de element = €25,00

Streetsoccer - €70,00

Tenten: de tenten worden geleverd en opgebouwd door een externe firm - 1 tent van 5 x 5 m = €50,00 - 1 tent van 5 x 10 m = €100,00

  • Als de technische dienst de ontleende materialen aflevert, wordt een bevindingsstaat opgemaakt.
  • Bij vaststelling van gebreken moet onverwijld de technische dienst geïnformeerd worden.
  • Bij het ophalen van de materialen wordt gecontroleerd of het ontleende materiaal zich in dezelfde staat bevindt als bij levering.
  • Als er gebreken zijn die herstelling vereisen, of als het materiaal stuk is, kunnen de kosten verhaald worden op de ontlener.  Het College van Burgemeester en Schepenen neemt hiervoor een beslissing.
  • Contact: 011 73 47 49 of technischedienst@hechtel-eksel.be

BIJLAGE B: uitleenpakket jeugduitleendienst.

Beamer E (sporthal Eksel) - waarborg €100,00

Beamer H1 - Vrijetijdsloket - waarborg €100,00

Beamer H2 - Vrijetijdsloket - waarborg €100,00

Projectiescherm - waarborg €50,00

Draadloze micro - waarborg €5,00

Muziekinstallatie - waarborg €400,00

Soundmix - waarborg €50,00

Geluidsmeter - waarborg €250,00

Veiligheidsvestjes - waarborg €10,00

Klaas- en pietpak - waarborg €75,00

Kabelhaspel 40 m (5 stuks) - waarborg €100,00

Herbruikbare bekers 25 cl (823 stuks) - waarborg €50,00

Gratis gebruik

Herbruikbare bekers 20 cl (519 stuks) - waarborg €50,00

Gratis gebruik

Toelichting categorieën

  • Categorie 1: de jeugdraad en haar aangesloten verenigingen.
  • Categorie 2: organisaties door inwoners van Hechtel-Eksel of verenigingen die jeugd als hoofdzakelijk doelpubliek hebben.
  • Categorie 3: de andere gemeentelijke adviesorganen en hun aangesloten leden
  • Categorie 4: andere organisaties van Hechtel-Eksel met commerciële doeleinde die jeugd als hoofdzakelijk doelpubliek hebben.

Waarborg jeugduitleendienst

Voor het uitlenen van materialen via de jeugduitleendienst wordt een waarborg gevraagd.  Deze waarborg moet, voor het afhalen van de materialen gestort worden op rekeningnummer van de gemeente Hechtel-Eksel BE92 09100047 4723 met BIC GKCCBEBB met als mededeling "waarborg jeugduitleendienst en naam ontlener of vereniging".

BIJLAGE C: aanvraag infoborden

Terugkerende manifestatie
Locaties grote borden (breedte 300 cm x hoogte 50 cm)
Locaties kleine borden (breedte 250 cm x hoogte 30 cm)
Duid aan: *